Giữ an toàn quyền truy cập của nhân viên

Phần lớn rủi ro với dữ liệu doanh nghiệp không đến từ tin tặc mà từ những quyền chưa bao giờ được thu lại: một nhân viên cũ vẫn đọc được mọi cuộc chat, hay một API key không ai còn nhớ. Những thói quen dưới đây giúp doanh nghiệp của bạn trên Hạ Tầng luôn gọn gàng. Chủ sở hữu và quản trị viên quản lý nhân viên ở Cài đặt → Nhân viên.

Mỗi người một tài khoản

Hãy để mỗi người có tài khoản Hạ Tầng riêng, được mời bằng email của chính họ (Mời nhân viên). Đừng dùng chung một tài khoản cho nhiều người:

• bạn không biết ai đã trả lời khách hay ai đã hoàn tiền;
• bạn không thu quyền được của một người mà không khoá luôn những người khác;
• mã đăng nhập chỉ gửi tới một hộp thư, nên mọi người phụ thuộc vào người đọc hộp thư đó.

Cấp quyền thấp nhất đủ dùng

• Để mọi người là Thành viên với quyền theo từng module, trừ khi họ thực sự quản lý cả doanh nghiệp. Chỉ cho vài người cùng điều hành Hạ Tầng với bạn làm Quản trị viên.
• Dùng các mẫu nhanh: CSKH cho nhân viên chăm sóc khách hàng, Bán hàng cho nhân viên bán hàng, Kế toán cho kế toán, Marketing cho người làm chiến dịch email (Nhân viên và vai trò).
• Chỉ cấp Quản lý cho người cần đổi cài đặt, như kết nối kênh hay tài khoản ngân hàng.
• Chỉ cấp Developer (API key, webhook) cho người làm tích hợp. API key đọc và sửa được dữ liệu mà không cần ai đăng nhập.

Luôn có hai chủ sở hữu

Doanh nghiệp luôn có ít nhất một chủ sở hữu, và chỉ chủ sở hữu mới xoá được doanh nghiệp hoặc thay đổi một chủ sở hữu khác. Hãy chỉ định thêm một chủ sở hữu bạn tin tưởng, để doanh nghiệp không bị kẹt khi chủ sở hữu duy nhất nghỉ hoặc mất quyền vào email.

Khi có người mới

1. Mời họ với mẫu phù hợp công việc; chỉnh mức quyền nếu cần.
2. Xem dòng tóm tắt trong ngăn Mời nhân viên trước khi bấm Mời.
3. Nhắc họ cài ứng dụng Hạ Tầng nếu họ trả lời khách khi di chuyển (Ứng dụng Hạ Tầng cho điện thoại và Mac).

Khi có người nghỉ việc

1. Mở Cài đặt → Nhân viên và bấm Gỡ ở dòng của họ. Quyền của họ chấm dứt ngay, kể cả trên ứng dụng, và hội thoại đang mở của họ trở về đội ngũ.
2. Thu hồi các Lời mời đang chờ không còn cần.
3. Nếu họ có quyền Developer hoặc là quản trị viên, hãy rà lại Cài đặt → API Keys và Cài đặt → Webhooks. API key và khoá webhook không gắn với một người nên vẫn hoạt động sau khi họ nghỉ: thu hồi những key họ đã tạo hoặc từng biết, và thay key mới (API key, Webhook).
4. Nếu họ đăng nhập được vào các tài khoản kênh của bạn (Facebook, Zalo, TikTok) bên ngoài Hạ Tầng, hãy gỡ họ ở đó nữa.

Rà soát quyền định kỳ

Vài tháng một lần, mở Cài đặt → Nhân viên và kiểm tra:

• Mọi người trong danh sách có còn làm việc với bạn không?
• Quyền của từng người có còn đúng với công việc? Các nhãn ở cột Quyền truy cập cho thấy ngay.
• Có Lời mời đang chờ nào sẽ không ai nhận nữa không?

Bảo vệ email đứng sau mỗi tài khoản

Hạ Tầng gửi mã đăng nhập qua email, nên ai kiểm soát hộp thư của nhân viên thì đăng nhập được thay họ. Hãy nhắc đội ngũ bảo vệ email bằng mật khẩu mạnh và xác minh hai bước, và không bao giờ chia sẻ mã đăng nhập: Hạ Tầng không bao giờ hỏi mã (Đăng nhập và đăng xuất).