Tạo và quản lý đơn hàng

Đơn hàng trong Hạ Tầng bắt đầu ở nơi việc mua bán diễn ra: cuộc hội thoại. Nhân viên chọn sản phẩm, thêm phí giao hàng, và khách nhận đơn dưới dạng thẻ với đủ từng dòng hàng và tổng tiền. Nếu muốn, thẻ thanh toán VietQR được gửi ngay sau đó. Mọi đơn sau đó nằm trong Sản phẩm → Đơn hàng, nơi cả đội chuyển đơn từ mới tạo tới giao xong.

Lên đơn trong cuộc hội thoại

Bạn cần quyền Làm việc với module Hỗ trợ khách hàng, và doanh nghiệp phải bật ứng dụng Sản phẩm.

1. Trong Hộp thư, mở cuộc hội thoại và bấm Đơn hàng dưới ô trả lời.
2. Gõ vào ô Thêm sản phẩm: tìm theo tên hoặc SKU rồi bấm chọn sản phẩm. Bấm lần nữa để thêm một cái. Với hàng không có trong danh mục, bấm + dòng tuỳ chỉnh rồi gõ tên hàng, số lượng và giá.
3. Điền Giảm giá (₫) và Phí giao hàng (₫) nếu có. Khung hiện Tạm tính và Tổng.
4. Kiểm tra người nhận: Người nhận, Số điện thoại và Địa chỉ giao hàng để trống thì lấy theo hồ sơ khách.
5. Nếu cần, thêm Ghi chú nội bộ cho đội (khách không bao giờ thấy).
6. Để bật Gửi link thanh toán VietQR ngay để đòi tiền luôn trong cùng bước (xem Nhận thanh toán ngay trong hội thoại).
7. Đánh dấu Xuất hoá đơn điện tử khi đã thanh toán nếu khách cần hoá đơn VAT.
8. Bấm Tạo đơn hàng.

Hạ Tầng đặt mã đơn tiếp theo (DH000001, DH000002…), đăng thẻ đơn hàng vào hội thoại và gắn đơn với hồ sơ khách. Đơn được tính cho bạn trong báo cáo.

Đơn nháp từ trợ lý AI

Khi trợ lý AI nhận ra khách đã chốt mua, trợ lý ghi một đơn nháp và để lại ghi chú nội bộ trong hội thoại. Đơn nháp không được gửi cho khách và không tính vào danh sách đơn hay báo cáo cho tới khi có người xác nhận. Chúng nằm ở đầu trang Sản phẩm → Đơn hàng, mục Nháp từ trợ lý.

Để xác nhận, mở đơn nháp và bấm Xác nhận nháp & gửi cho khách (hoặc Xác nhận & gửi cho khách trên thẻ trong hội thoại). Thẻ đơn hàng được đăng vào hội thoại, sau đó bạn gửi link thanh toán.

Theo dõi đơn hàng

Sản phẩm → Đơn hàng liệt kê mọi đơn, mới nhất ở trên.

• Các thẻ phía trên lọc theo giai đoạn và cho biết mỗi giai đoạn có bao nhiêu đơn. Bên phải là tổng tiền đã thanh toán và số đơn đã thanh toán.
• Tìm theo mã đơn, tên khách, số điện thoại hoặc tên hàng, và lọc theo thanh toán (Đã & chưa thanh toán) và theo nhân viên (Mọi nhân viên).
• Cột Thanh toán hiện Đã thanh toán, Đã gửi link (đang chờ khách chuyển khoản), hoặc chưa có gì.
• Đơn từ sàn thương mại điện tử như TikTok Shop có tên sàn cạnh mã đơn và giữ trạng thái của sàn. Xem TikTok Shop.

Các giai đoạn

Khi tiền của một đơn về, Hạ Tầng tự đánh dấu Đã thanh toán và chuyển đơn từ Mới hoặc Đang tư vấn sang Đã xác nhận. Mọi lần chuyển khác do bạn làm.

Làm việc với một đơn

Bấm mã đơn để mở. Bạn cần quyền Làm việc với module Sản phẩm để sửa đơn.

• Giai đoạn: chọn giai đoạn mới rồi bấm Chuyển.
• Giảm giá, Phí giao hàng, Người nhận, Số điện thoại, Địa chỉ, Ghi chú nội bộ và tuỳ chọn hoá đơn điện tử: sửa rồi bấm Lưu. Khi đơn đã thanh toán, số tiền bị khoá; nếu khách muốn đổi, hãy tạo đơn mới.
• Thanh toán: trạng thái thanh toán, Nội dung chuyển khoản và Trang thanh toán của khoản đang chờ, nút Gửi link thanh toán hoặc Gửi link mới, và Mở trong Thanh toán.
• Zalo ZNS: Gửi thông báo gửi tin mẫu Zalo về đơn này tới số điện thoại của khách, nếu bạn có Zalo OA dùng ZNS. Xem Zalo ZNS.
• Liên kết: Hội thoại đã tạo ra đơn, Hồ sơ khách hàng, và mã đơn mà lập trình viên có thể cần.

Đơn hàng ở những nơi khác trong Hạ Tầng

• Khung thông tin khách trong hộp thư liệt kê các đơn của khách, mục Hoạt động trên hồ sơ cũng vậy.
• Báo cáo hỗ trợ và bảng điều khiển Bán hàng đếm đơn và doanh thu theo ngày, theo nhân viên. Xem Báo cáo hỗ trợ.
• Lập trình viên có thể nhận webhook chat.order.created, chat.order.updated và chat.order.paid để đẩy đơn sang phần mềm bán hàng hay giao vận. Xem Webhook.