Đối soát tiền vào với hoá đơn

Mọi khoản bán hàng thu qua chuyển khoản đều nên có hoá đơn điện tử. Thanh toán → Đối soát hoá đơn đối chiếu tiền đã về các tài khoản liên kết với hoá đơn đã xuất, để kế toán thấy ngay khoản nào còn thiếu trước hạn nộp thuế, thay vì so từng dòng sao kê với danh sách hoá đơn.

Thế nào là đã có hoá đơn

Một khoản chuyển vào tài khoản được tính là:

• Đã có hoá đơn khi có một hoá đơn còn hiệu lực gắn với nó, trực tiếp hoặc qua thanh toán mà khoản đó đã trả. Hoá đơn thất bại, đã xoá, đã huỷ hoặc bị cơ quan thuế từ chối không được tính.
• Thiếu hoá đơn trong các trường hợp còn lại.
• Không cần hoá đơn khi có người đánh dấu như vậy, ví dụ tiền nhà cung cấp hoàn lại hay tiền chuyển giữa các tài khoản của chính bạn.

Chỉ tính tiền vào; tiền ra không nằm trong đối soát.

Đọc báo cáo

1. Mở Thanh toán → Đối soát hoá đơn.
2. Chọn Theo tuần hoặc Theo tháng, và chuyển kỳ bằng Trước, Sau. Ngày tính theo giờ Việt Nam.
3. Bốn ô tổng cho biết Tiền vào, Đã có hoá đơn, Thiếu hoá đơn và Không cần hoá đơn, kèm số tiền và số giao dịch.
4. Biểu đồ cho thấy tiền vào mỗi ngày, và bao nhiêu trong đó đã có hoá đơn hoặc không cần. Di chuột lên một cột để xem số liệu của ngày đó.

Bên dưới, danh sách Thiếu hoá đơn liệt kê từng khoản cần xử lý: thời điểm ghi sổ, nội dung, người chuyển (Người chuyển) và số tiền.

Xử lý khoản thiếu hoá đơn

Với mỗi khoản trong danh sách, chọn một trong hai:

• Tạo hoá đơn: mở biểu mẫu hoá đơn mới gắn với khoản đó, đơn giá được tính ngược từ số tiền với VAT 10%. Điền người mua, kiểm tra hàng hoá và thuế suất, rồi tạo. Cần đã kết nối nhà cung cấp hoá đơn điện tử. Xem Xuất hoá đơn điện tử.
• hoặc Không cần hoá đơn: nhập Lý do (tuỳ chọn) như Chuyển giữa hai tài khoản của cửa hàng rồi bấm Không cần hoá đơn. Khoản đó chuyển sang danh sách Không cần hoá đơn.

Khoản đánh dấu nhầm có thể đưa lại bằng Đưa lại vào đối soát trong danh sách Không cần hoá đơn.

Tạo hoá đơn và đánh dấu giao dịch cần quyền Làm việc trong module Thanh toán.

Email hằng ngày

Khi doanh nghiệp đã kết nối nhà cung cấp hoá đơn điện tử, chủ sở hữu và quản trị viên nhận email lúc 8 giờ sáng mỗi ngày (giờ Việt Nam) liệt kê tiền vào hôm trước còn thiếu hoá đơn. Họ cũng nhận email khi một hoá đơn thất bại, bị cơ quan thuế từ chối, xung đột với nhà cung cấp, hoặc sau 5 giờ kể từ lúc tạo vẫn chưa tới cơ quan thuế.

Thói quen tốt

• Xem báo cáo ít nhất mỗi tuần một lần, và trước mỗi kỳ khai thuế.
• Đánh dấu chuyển khoản nội bộ và tiền hoàn là không cần hoá đơn ngay khi thấy, kèm lý do để kế toán hiểu về sau.
• Nếu ngày nào cũng có nhiều khoản thiếu hoá đơn, hãy yêu cầu hoá đơn cho mọi thanh toán: thanh toán tạo kèm Phát hành hoá đơn điện tử khi đã thanh toán sẽ tự tạo hoá đơn ngay khi khách trả tiền.

Lập trình viên có thể lấy cùng báo cáo qua API; xem Hoá đơn điện tử ở trang dành cho lập trình viên.