Xuất hoá đơn điện tử

Khi đã kết nối nhà cung cấp hoá đơn điện tử, Hạ Tầng có thể xuất hoá đơn cho mỗi lần bán: tự động khi khách thanh toán, hoặc xuất tay cho bất kỳ thanh toán hay giao dịch ngân hàng nào. Mọi hoá đơn được tạo dưới mã số thuế của bạn ở nhà cung cấp, ký số ở đó và gửi tới cơ quan thuế; Hạ Tầng theo dõi và cho biết hoá đơn đang ở bước nào.

Tạo, gửi duyệt và thử lại hoá đơn cần quyền Làm việc trong module Thanh toán.

Tự động khi thanh toán đã trả

Khi tạo thanh toán ở Thanh toán → Thanh toán, mở Phát hành hoá đơn điện tử khi đã thanh toán:

• Hàng hoá (mặc định theo mô tả): dòng hàng hoá trên hoá đơn.
• VAT: thuế suất, có cả KCT (không chịu thuế). Một dòng cho toàn bộ số tiền; giá trước VAT được tính ngược từ số tiền.
• Mẫu và Khi đã thanh toán: giữ mặc định của nhà cung cấp, hoặc chọn chỉ tạo nháp cho riêng thanh toán này.

Không có gì được gửi tới nhà cung cấp cho tới khi thanh toán Đã thanh toán hoặc Thanh toán dư. Lúc đó hoá đơn được tạo và, tuỳ chế độ, gửi duyệt. Website của bạn cũng có thể yêu cầu hoá đơn khi tạo thanh toán, kèm thông tin người mua và nhiều dòng hàng; lập trình viên xem cách làm trong Hoá đơn điện tử ở trang dành cho lập trình viên.

Trang thanh toán của khách cho biết sẽ có hoá đơn và, khi đã phát hành, hiện số hoá đơn và mã tra cứu.

Xuất tay

Mở Thanh toán → Hoá đơn điện tử và dùng khung Hoá đơn mới:

1. Nhập Tên người mua, và với doanh nghiệp thì thêm Công ty (không bắt buộc), Mã số thuế (không bắt buộc) và Địa chỉ.
2. Nếu cần, điền Gắn với id thanh toán (không bắt buộc) để thanh toán hiện hoá đơn của nó. Mỗi thanh toán chỉ có một hoá đơn.
3. Điền dòng hàng: Hàng hoá, SL, Đơn giá (trước VAT) và VAT %.
4. Chọn bước Sau đó: dừng ở bản nháp hoặc gửi duyệt, và Nhà cung cấp và mẫu.
5. Bấm Tạo hoá đơn.

Các lối tắt mở cùng biểu mẫu đã gắn sẵn: Tạo hoá đơn trên thanh toán chưa có hoá đơn, và Tạo hoá đơn cạnh một giao dịch trong Đối soát hoá đơn.

Theo dõi hoá đơn

Trang hoá đơn hiện người mua, các dòng hàng kèm VAT, tổng tiền, thanh toán liên quan, nút Tải PDF khi đã phát hành, và Dòng thời gian ghi từng bước kèm bên thực hiện (Hạ Tầng, callback của nhà cung cấp, hay thay đổi thấy ở nhà cung cấp).

Duyệt bản nháp

Với dừng ở bản nháp, một người kiểm tra từng hoá đơn trước khi ký:

1. Mở Thanh toán → Hoá đơn điện tử và chọn một hoá đơn nháp.
2. Kiểm tra người mua, các dòng hàng và tổng tiền.
3. Bấm Gửi duyệt, hoặc Xoá bản nháp nếu không cần xuất.

Khi có lỗi

Lỗi quá thời gian và sự cố của nhà cung cấp được tự thử lại. Khi bị từ chối, ví dụ mã số thuế người mua không hợp lệ, hoá đơn dừng ở thất bại kèm thông báo của nhà cung cấp:

1. Đọc thông báo trên trang hoá đơn.
2. Sửa nguyên nhân, ví dụ mã số thuế người mua ở nhà cung cấp hoặc trong hồ sơ của bạn.
3. Bấm Thử lại (hoặc Thử lại bước bị lỗi trên trang thanh toán). Bước đó được chạy lại.

Nếu một bản nháp bị sửa cùng lúc ở Hạ Tầng và trên cổng của nhà cung cấp, trang hoá đơn báo xung đột và cho chọn Giữ bản của tôi hoặc Lấy bản của Mắt Bão. Bản nháp đó không làm gì tiếp được cho tới khi bạn chọn.

Khi hoá đơn đã tới cơ quan thuế

Hoá đơn đã gửi cơ quan thuế thì không xoá hay huỷ được từ Hạ Tầng nữa. Muốn sửa, hãy huỷ hoặc thay thế trên cổng Mắt Bão (thay đổi sẽ đồng bộ về Hạ Tầng), hoặc nhờ lập trình viên xuất hoá đơn thay thế qua API. Chủ sở hữu và quản trị viên nhận email khi một hoá đơn thất bại, bị cơ quan thuế từ chối, hoặc sau 5 giờ kể từ lúc tạo vẫn chưa tới cơ quan thuế.

Kiểm tra không sót hoá đơn

Thanh toán → Đối soát hoá đơn liệt kê các khoản tiền vào còn thiếu hoá đơn. Xem Đối soát tiền vào với hoá đơn.