Nhóm email: chuyển thư tới một địa chỉ cho nhiều người

Nhóm email là một địa chỉ chung, ví dụ [email protected] hay [email protected], mà thư gửi tới được chuyển cho nhiều người. Ai cũng gửi được tới địa chỉ nhóm, và mỗi thành viên nhận một bản riêng trong hộp thư của họ (Gmail, Outlook…).

Tạo, sửa và xoá nhóm cần quyền Quản lý trong module Email.

Trước khi tạo nhóm

Nhóm nằm trên một tên miền đã xác minh và đang bật Nhận thư: xem Nhận email trên tên miền của bạn. Nếu chưa có tên miền như vậy, trang Nhóm email sẽ nhắc và dẫn bạn tới Email → Tên miền.

Tạo nhóm

1. Mở Email → Nhóm email.
2. Ở Tạo nhóm, nhập phần trước @ (ví dụ team) và chọn tên miền.
3. Đặt Tên nhóm, ví dụ "Đội bán hàng". Người nhận thấy thư từ "Tên người gửi via Đội bán hàng".
4. Nhập Thành viên, mỗi dòng một địa chỉ, tối đa 100.
5. Bấm Tạo nhóm.

Muốn đổi thành viên hay tên nhóm, bấm vào địa chỉ nhóm trong danh sách, sửa rồi bấm Lưu. Địa chỉ nhóm không đổi được; muốn đổi thì xoá nhóm và tạo nhóm mới.

Thành viên nhận thư thế nào

• Người gửi hiện là "Tên người gửi via Tên nhóm", địa chỉ là địa chỉ nhóm. Hạ Tầng chỉ gửi được thư từ tên miền của bạn, nên không giữ nguyên địa chỉ người gửi gốc.
• Bấm Trả lời là trả lời thẳng cho người gửi gốc, không qua nhóm.
• Tiêu đề, nội dung và tệp đính kèm giữ nguyên. Thành viên không thấy địa chỉ của nhau.
• Thư gốc vẫn nằm ở Email → Nhận về. Các bản chuyển hiện trong Email như thư gửi đi bình thường, với trạng thái giao thư của từng người.

Thư nào không được chuyển

• Thư bị đánh dấu là thư rác.
• Thư tự động: trả lời tự động, thông báo vắng mặt, thư báo lỗi giao thư, thư từ mailing list.
• Thư đã đi qua một nhóm của Hạ Tầng, để không bao giờ chuyển vòng lặp.
• Quá 30 thư trong một giờ từ cùng một người gửi tới cùng một nhóm.

Các thư này vẫn được lưu ở Nhận về, chỉ không chuyển cho thành viên.

Thành viên của nhóm không được là chính nhóm đó hay một nhóm khác. Muốn gộp hai nhóm, thêm thẳng các thành viên của nhóm kia.