Giữ email không vào thư rác

Email có vào hộp thư chính hay không là do nhà cung cấp hộp thư của người nhận (Gmail, Outlook, Yahoo, iCloud) quyết định, không phải Hạ Tầng. Họ xét ba điều: email có đúng là của bạn không (xác thực), người nhận có muốn nhận không (mở thư, trả lời, báo spam, thư bị trả lại), và bạn đã gửi thư thế nào trong thời gian qua (uy tín). Hạ Tầng lo phần thứ nhất khi tên miền của bạn đã xác minh. Hai phần còn lại tuỳ vào việc bạn gửi gì và gửi cho ai.

Vì sao email vào thư rác và cách xử lý

1. Xác thực: SPF, DKIM và DMARC

Gmail và Yahoo yêu cầu mọi người gửi số lượng lớn phải xác thực bằng SPF và DKIM và khai báo DMARC. Với Hạ Tầng:

• DKIM: mọi email được ký bằng khoá riêng của tên miền (bản ghi DKIM).
• SPF: địa chỉ nhận thư trả lại nằm trên tên miền phụ send., được bản ghi SPF ở đó cho phép. SPF này khớp với tên miền người gửi, nên bạn không cần sửa bản ghi SPF của tên miền chính.
• DMARC: Hạ Tầng đề xuất v=DMARC1; p=none;, chỉ để theo dõi. Hãy khai báo; bản ghi này không chặn gì cả.

Siết DMARC từng bước

p=none vẫn cho phép người khác gửi email giả danh bạn. Khi đã chắc mọi email thật của bạn đều đạt, chuyển dần sang chính sách chặt hơn:

1. Thêm địa chỉ nhận báo cáo: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:[email protected]. Bạn sẽ nhận báo cáo hằng ngày từ Gmail và các bên khác; đọc bằng một công cụ đọc báo cáo DMARC.
2. Khi báo cáo cho thấy mọi dịch vụ gửi thay tên miền của bạn đều đạt (Hạ Tầng, hộp thư văn phòng, phần mềm hoá đơn, CRM), đổi sang p=quarantine; pct=25, rồi p=quarantine.
3. Cuối cùng là p=reject.

Mỗi lúc chỉ có một bản ghi DMARC, đặt trên _dmarc. của tên miền.

2. Khởi động từ từ với tên miền mới

Tên miền hay tên miền phụ chưa từng gửi email thì chưa có uy tín. Các nhà cung cấp hộp thư theo dõi rất kỹ những tuần đầu.

1. Bắt đầu với những người nhận tương tác nhiều nhất: khách vừa mua và người mới đăng ký.
2. Bắt đầu với số lượng nhỏ rồi tăng dần, ví dụ gấp đôi sau mỗi vài ngày nếu tỉ lệ bị trả lại và báo spam vẫn thấp.
3. Giữ nhịp gửi đều. Im lặng lâu rồi gửi dồn một lượt lớn trông giống spam.
4. Xem Email → Số liệu sau mỗi bước và chậm lại nếu tỉ lệ bị trả lại hay báo spam tăng.

Hạn mức hằng ngày ở Email → Cài đặt email cũng bảo vệ bạn khỏi những đợt gửi tăng đột ngột, ví dụ một chiến dịch gửi nhầm segment.

3. Giữ danh sách sạch

• Chỉ gửi cho người đã đồng ý. Không mua, thuê hay thu thập danh sách. Email xác nhận khi đăng ký giúp loại địa chỉ gõ sai và địa chỉ giả.
• Để hệ thống tự chặn thư bị trả lại và báo spam. Hạ Tầng làm việc này tự động. Đừng gỡ chặn khi không có lý do chính đáng. Xem Danh sách chặn và thư bị trả lại.
• Có topic. Người được chọn "bớt khuyến mãi" ít báo spam hơn. Xem Segment và topic.
• Ngừng gửi cho người không tương tác. Contact nhiều tháng không mở thư kéo giảm tỉ lệ tương tác. Hỏi họ một lần có muốn nhận tiếp không, rồi dừng.
• Cho huỷ đăng ký dễ dàng. Đặt link {{{UNSUBSCRIBE_URL}}} trong mọi email marketing. Hạ Tầng cũng tự thêm nút huỷ đăng ký một chạm mà Gmail và Yahoo yêu cầu.

4. Tách luồng email

Gửi các loại email khác nhau từ các tên miền khác nhau, để loại này không làm hại loại kia:

Mỗi tên miền bạn thêm có khoá DKIM và uy tín riêng, và Số liệu lọc được theo từng tên miền.

5. Viết email giống chính bạn

• Tên người gửi dễ nhận ra và địa chỉ cố định: Mộc Hương Tea <[email protected]>.
• Có bản văn bản thuần đi kèm HTML (template tự tạo giúp bạn).
• Link về website của bạn; nếu bật theo dõi nhấp, dùng tên miền phụ theo dõi để link theo dõi cũng mang tên miền của bạn. Tránh dịch vụ rút gọn link công cộng.
• Không đính kèm tệp trong email marketing; dẫn link tới tệp thay vào đó.
• Reply-To là địa chỉ có người đọc. Thư trả lời là tín hiệu tích cực mạnh.
• Tiêu đề trung thực, không viết hoa toàn bộ hay chèn dài emoji.

Các chỉ số cần theo dõi

Khi có sự cố

Nếu một chiến dịch gửi nhầm người hoặc có thứ gì đó gửi email liên tục, mở Email → Cài đặt email và bấm Tạm dừng (có thể ghi lý do). Mọi lượt gửi từ website, SMTP relay, chiến dịch email và automation bị từ chối ngay lập tức cho tới khi bạn bấm Tiếp tục gửi.

Danh sách kiểm tra

• Tên miền Đã xác minh, đủ DKIM, MX và SPF; đã khai báo DMARC.
• Email marketing và email đơn hàng gửi từ tên miền hoặc tên miền phụ khác nhau.
• Mọi email marketing đều có link huỷ đăng ký dễ thấy.
• Danh sách chỉ gồm người đã đồng ý, và contact không tương tác được loại bớt.
• Kiểm tra tỉ lệ bị trả lại và báo spam sau mỗi lần gửi lớn.

Chi tiết kỹ thuật có trong hướng dẫn khả năng gửi ở trang dành cho lập trình viên.